Atualmente, as duas principais questões que interferem
em uma boa implantação da Nota Fiscal Eletrônica, são: a falta de
entendimento da legislação em vigor, que sofre alterações constantes, e a
ausência da identificação da complexidade do assunto.
Com o advento do Sistema Público e Escrituração Digital – Sped
e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos formulários em papel
deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo
da Nota Fiscal,
conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em caixas, armários ou
fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de
organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que
facilita a recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que
antes ocupava espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD
de computador.
Contudo, o que veio para simplificar a vida dos contribuintes,
ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais questões que
interferem em uma boa implantação da Nota Fiscal
Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros,
são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre
alterações constantes, e a ausência da identificação da complexidade do
assunto.
Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal
do meio físico para o digital não mudou em nada a necessidade de
armazenar, de forma segura, o documento, conforme a legislação vigente.
Entretanto, muitos empresários ainda ignoram que a Nota Fiscal
Eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente, com segurança, pelo
período de cinco anos. Além disso, vários acabam guardando apenas as
NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação obriga o armazenamento,
pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus fornecedores.
Outros, acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento
auxiliar. O único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele
que o governo tem como saber, em tempo real, todos os detalhes do
negócio. Precisamos mudar o hábito de guardar o papel e temos que nos
acostumar a armazenar o arquivo digital. Além de guardar as Notas por
cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo gerado é
válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal só
é assegurada por meio da assinatura digital, Tecnologia que garante a
integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura
eletrônica não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá consequências.
Para o armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as
de pequeno porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo
governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez que essa
ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do
barato que sai caro. Dessa forma, é aconselhável e recomendável fazer
umInvestimento financeiro. Com certeza, o valor desse Investimento será
recompensado pela segurança desejada. A perda de um arquivo digital da
Secretaria Estadual da Fazenda – Sefaz equivale ao extravio da via do
contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é pouco!
Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.
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